Objetivos e Desafios

Nosso cliente enfrentava dificuldades no rastreamento e gestão das atividades de manutenção. Os principais objetivos do projeto foram:

Garantir que todas as atividades planejadas de manutenção fossem executadas por meio de Ordens de Serviço;
Implementar a metodologia de gestão de backlog de manutenção para aprimorar o planejamento e a execução das tarefas.

Dores do Cliente

Demandas de manutenção recebidas de forma desorganizada, por meio de comunicação verbal, mensagens de texto, e-mails, telefonemas e ferramentas internas não integradas;
Atividades designadas de forma informal, sem o devido registro e acompanhamento;
Mudanças de última hora durante as paradas de manutenção, impactando a execução planejada;
Cultura reativa de manutenção, caracterizada por um modelo “apagando incêndios” sem planejamento estratégico;
Falta de comunicação clara e eficiente entre os membros das equipes envolvidas;
Tempo excessivo dedicado a um planejamento ineficaz, com melhorias pouco produtivas devido à falta de definição de prioridades e avaliação da criticidade das tarefas.

Solução Implementada

Para enfrentar os desafios apresentados, implementamos soluções estruturadas e eficazes, focadas em otimizar a gestão de manutenção:

Definição clara das entradas no processo de planejamento e controle de manutenção;
Criação de agendas de manutenção personalizadas por função e área de atuação;
Padronização dos tipos de ordens, status e critérios de priorização das atividades;
Elaboração de listas detalhadas por departamento, contendo Planos de Manutenção com tipo de atividade, frequência e tempo estimado;
Implementação de uma ferramenta para monitoramento do backlog e identificação de inconsistências (ordens sem prazo, responsável ou com tempo excessivo em aberto);
Treinamento das equipes de Manutenção, Produção, Segurança, Qualidade, Meio Ambiente e Engenharia para a abertura de Ordens de Serviço;
Criação de tutoriais e procedimentos operacionais padronizados para garantir consistência nas ações;
Estabelecimento de fluxos de trabalho eficientes (Workflows), garantindo a sistematização e o controle dos processos.

Roadblocks

Durante a implementação, enfrentamos dois principais obstáculos que precisaram ser superados:

Cultura reativa de manutenção, com foco em “apagar incêndios” em vez de um planejamento proativo;
Resistência do Sindicato Local

Resultados

Imagem

A implementação trouxe melhorias significativas para a operação do cliente:

+300% do número de ordens criadas diretamente pelos técnicos no chão de fábrica;
Em apenas três meses, 35% dos técnicos já haviam criado pelo menos uma ordem de serviço;
+67% do número total de ordens criadas no CMMS em três meses;
-80% do número de ordens sem prazo definido;
-42% do volume de ordens pendentes
Mais de 100 pessoas treinadas;
Introdução da cultura de planejamento semanal na manutenção;
Diagnóstico detalhado para uma nova área que não havia sido mapeada no projeto inicial.

Benefícios

Este case de sucesso demonstra como a implementação de um sistema estruturado de gestão de manutenção pode transformar a operação de uma empresa. Ao sistematizar o registro, planejamento e programação das atividades de manutenção, além de aumentar a produtividade da equipe, conseguimos alcançar benefícios significativos, tais como:

Aumento da disponibilidade dos ativos, maximizando o tempo de operação;
Maior eficiência em todas as etapas do processo de manutenção;
Comunicação clara e eficaz entre as equipes, promovendo uma colaboração mais integrada;
Melhoria na qualidade dos dados e no monitoramento das operações, permitindo decisões mais informadas;
Integração do banco de dados, oferecendo uma visão unificada e precisa para otimização contínua.